会議時間を1/4に短縮！北海道ガス、Backlog導入で複数ベンダーとのやり取りを効率化

※以下、事例取材記事『会議時間を1/4に削減！Backlog活用が生み出す、円滑な情報共有とチームワークマネジメント』よりコメントを抜粋・編集・再構成。

■「Backlog」を導入した背景

北海道ガスでは2021年、基幹システム刷新プロジェクトの立ち上げに際して、複数のベンダーとのセキュアなデータ受け渡しと進捗共有が大きな課題となっていました。そこで、すでに社内で利用実績があり、セキュリティ要件もクリアしていた「Backlog」を採用。まずはストレージ代わりとして利用していましたが、「プロジェクトマネジメントにも、もっと活かせるはずだ」と考え、本格的な活用へと踏み出しました。

導入にあたり同社が重視したのは、「チームワークマネジメント」の実現です。情報を一元化し、タスクを可視化することで、プロジェクトに関わる全員が同じ情報を基盤に、議論・判断できる環境を構築。抜け漏れを防ぎ、会議や業務を円滑に進める体制づくりを目指しました。

■「Backlog」を活用した効果

1.会議時間を1/4に削減

当初は週2回・各2時間かけていた定例会議が、Backlog定着後に、週1回・1時間まで短縮されました。会議で扱う情報を事前に整理し、当日は課題一覧を上から順に確認するだけで進行できる仕組みを構築したためです。無駄なやり取りが減り、参加者が本当に必要な議題に集中できるようになったことで、会議の効率と質が飛躍的に向上しました。

2.会議カードを活用し、情報を一元管理

会議ごとに親課題を起票し、それを「会議カード」として活用していました。アジェンダや議事録、会議中に出た作業を一元管理する仕組みとして考案したものです。会議前には必要な資料を添付し、当日は話し合いで発生した内容を子課題として起票。その後このカードに「状態」を設定して進捗管理することで、議論のポイントがひと目でわかり、情報が管理しやすくなります。

3.セキュアな情報共有の実現

Backlogでは参加メンバーのみにアクセス権を付与できるため、ベンダーとも安心してファイル共有や進捗管理が可能になりました。

■北海道ガス株式会社 DX・構造改革推進部 峠様のコメント

最近はBacklogのドキュメント機能を活用し、管理者が必要とする検索結果やリンクをまとめておくことで、ワンクリックで情報にたどり着ける仕組みを整えています。これにより確認にかかる手間が減り、意思決定や承認のスピードが大幅に向上しました。

また、課題を登録するメンバーだけでなく管理者層もBacklogに触れる機会が増え、活用の裾野が広がっています。工夫次第でさらに効率的で濃い会議が実現できると感じており、今後も徹底的に使い倒していきたいと思います。

今後、労働人口が減少するにつれ、働く“チーム”を構成するメンバーや雇用形態は、どんどん多様化すると言われています。ヌーラボは、このような環境下において、所属や立場が異なる人たちでチームを形成する場面が増え、共通の目標に向かって作業を効率的に進めるための、「チームワークマネジメント」が必要になると考えています。

今後も、多種多様な職種・業種、規模のチームで働くお客さまが、活用ニーズや環境に合わせた使い方を実現できるよう、Backlogを初めとしたヌーラボサービスの改善を行っていく予定です。

■ ヌーラボが提供するサービスについて

ヌーラボは、異なる職種や違う部門のメンバーで形成されたチームが共通の目標に向かって自律的に協働し、組織全体の生産性を向上させる「チームワークマネジメント」を提唱し、PDCAがスムーズに回るための包括的なサービスを提供しています。プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」は、2025年6月20日に20周年を迎えました。これを記念し、これまでの歩みとこれからの展望を紹介する特設サイトを公開しています。

・プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」：https://backlog.com

▶ Backlog20周年特設サイト：https://backlog.com/ja/20th-anniversary/

・オンラインホワイトボードツール「Cacoo」：https://cacoo.com/ja/home

・組織の情報セキュリティ・ガバナンスを高める「Nulab Pass」：https://nulab.com/ja/nulabpass

■ 株式会社ヌーラボについて

※ 本プレスリリースに記載された情報は、発表日現在のものです。